2006年01月07日

電子化の話(その3)

基本は「スキャン」である。

紙媒体以外のメディア(写真や音声や映像など)については,いずれ詳しく書きたいが,紙ベースの情報はとにかくスキャナで読み取って捨ててしまうに限る。

現在私が愛用しているのは,FUJITSU (PFU) の ScanSnap というスキャナである。その筋では有名な機種であり,仕事場と自宅に1台ずつ置いてある。A4サイズまでの単片の書類をフィーダからガンガン読んでくれる秀逸な機種で,読み取ったデータはJPEGまたはPDFで出力してくれる。余計な機能がほとんど付いていないのもよい。

このスキャナを,常に使える場所に使える状態で置いておく。スキャンするためにスキャナをどこかから持ってきてケーブルを繋いで,という風にしておくとまずダメである。いつでも思い立ったときに書類を差し込んでボタンを押せばスキャンしてくれる,という環境が重要である。

何らかの書類が手元に届いたとする。一切不要ならゴミ箱に直行である。紙のまま保存しておかなければならない書類ならば,やむなくそのままファイルや引き出しに保管する。実際には,紙のまま保存しておかなければならない書類というのはそう多くはない。印鑑が重要な契約書の類くらいである。不要でもなく紙として必要でもない書類が,スキャンの対象となる。

私の場合,スキャンした書類を再び「印刷して」使うことは皆無に等しいので,解像度はコンピュータの画面で見るに耐える程度にしている。解像度を高くすると,ファイルサイズが大きくなるだけであまりいいことはない。ファイル形式は,何らかの単位で数ページ分をまとめてPDF形式にする。ひと目で内容が分かるファイル名を付ける。ファイル名の冒頭には,書類が作られた,あるいはスキャンした年月日を6桁の数字で付けておく。もっと細かいタグ情報(書類の内容に関する詳しい情報)を付けておけばより便利な検索ができるのだろうが,そういうことは個人レベルで完全にできるはずがないのでやらない。

ちゃんと「読めるように」スキャンされていることを確認し,原本の紙媒体はゴミ箱に捨てる。個人情報が記載されている書類はシュレッダへ。そういう作業をするたびに,これでいま捨てたこの書類がCD-ROM上の何ミリくらいの幅に収まったのだ,と思うことにすると,とっても気分がよい。

ちなみに,スキャンした画像を再度印刷したり,OCR(文字認識)にかけたり,という用途を考えると,途端に作業は難しくなる。解像度を上げ,水平を揃え,余白を削除して,ゴミを消して,などとやっていると,時間ばかりかかってやる気をなくす。「画面で読めるだけでよい」と思えば,そういう複雑な作業は不要である。もちろん,元データがそのまま電子的に(ワープロソフトの出力ファイルなどの形式で)入手できれば,そうするに越したことはないのであるから,画像としてスキャンするのは,元データが紙で手元に届いた場合に対してである。もともと紙の上にあった情報に対して,余分なタグ情報を付与する必要などないのである。
posted by gecky at 23:01| Comment(0) | TrackBack(0) | 科学技術 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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