2006年01月17日

授賞

知人からのメール:

     いただいた年賀状が2等賞(デジカメ)でした。
     素敵なお年玉をありがとうございました。
     番号が前後の人は残念がっているのでは。

ふーん。なんだか嬉しいような悔しいような。こういう人がいるから,年賀状300枚来ても4等(切手シート)が3本しか当たらない人がいるんだろうな,きっと。

この知人にはいろいろとお世話になったので,デジカメを進呈してもまぁいいかなと思うことにして,興味を持ったのは「番号が前後の人は〜」の部分。今年の年賀状は,100枚ずつの束を開封し,机に積んで,住所録を見ながら順に書いていったので,前後の人は容易に推測可能なのである。さっそく次の番号と思しき人に問い合わせてみたところ返事が来た:

     ほう、そうだったんだ。
     もともと受け取る枚数少ないし、期待もしてないので、全然調べてないよ。
     ああ、発表されているなぁくらいで。
     ここ何年か、照合もしてないなぁ。

残念ながら,残念がってはいなかったようだ。
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2006年01月09日

電子化の話(その4)

不要なものは捨て,必要なものは取っておく。掃除・片付け・整理整頓の基本中の基本である。しかしこれがなかなか難しい。不要か必要かの判断が難しいという場合もあるが,不要であることが分かりきっているのに捨てられないものがある。そのものへの「情」や「愛着」の所為である。しかも,時としてその情や愛着はなかなか説明し難い。

私は,結婚するだいぶ以前に,現在住んでいるマンションを購入して1人で引っ越してきた。しばらくは独り暮らしなので,とりあえず最低限の生活道具を運び込むだけにして,4LDKのうち3部屋には家具も何も置かず,2年以上「ひろびろ〜」と優雅な生活をしていたのである。ということは内緒にしておくが,最初にここにやってきた時に,それまで住んでいた家から1足の「スリッパ」を連れてきた。とりわけどうということのない安物のスリッパだったが,冷たい床の上ではなかなか重宝し,特に履きにくいわけでもないから,気にせず2年以上家の中で使い続けた。

やがて自然の摂理でボロボロになったので,新調すると同時にその慣れ親しんだスリッパはベランダの隅に追いやられた。まぁそのときに捨ててしまえばよかったのかもしれないが,ボロボロとはいえベランダでちょっと作業する時にでも履けるかなぁ,と考えたのだろう。

時が過ぎ,結婚して数か月経った頃,ようやく本来の生活感を得た4LDKをせっせと掃除していた妻にそのスリッパは発見された。ただでさえボロボロの上に,ベランダの隅に置いてから一度も使っていないのだから,埃だらけのゴミ以外の何でもないような代物になり果てている。

「これ捨てるね。」
「あ,ちょっと待って,それ捨てないで。」

それは,念願のマイホームを手に入れて最初にやってきた日に持って来た数少ないアイテムの1つなのである。したがっていまとなっては何とも感慨無量である。軽々しく捨てられるものではない。だがそういう事情を説明するのは至って困難だし,どう見てもゴミだよなぁ,これ。

「どうして?? こんな汚いもの取っておくの?」
「いや,あのね,それすっごく貴重なスリッパなの。」

とは言わなかったと思うが,手に取るのも憚られるような汚れ様に,やはり捨てるしかないか。

そういうことってありませんか? 他人が見たらどう見てもゴミにしか見えないのに,誰か特別な人に貰ったとか,特別な時に使っていたとか,それを見るとあの○○だった当時を思い出すとか。

しかし捨てるしかない場合の緩衝策(少しでも捨てることに関する心の傷みを和らげる方法)は,言うまでもなく「写真を撮ってから捨てる」である。そういう場合,デジカメほど便利な道具はない。特に愛着のないものであっても,「こういう物体を持っていたという事実を記憶しておきたい」だけの場合,写真に撮っておけば,書類のスキャンと同様,ほぼ無限個の「もの」が保管できるのである。

そうやって撮った写真は,もちろんプリントしてアルバムに貼る必要などない。いつか画面で見て「あーこんな物を持っていたなぁ」と思えばよいだけである。これも一種の電子化。でしょ?

着られなくなったのに思い出が詰まっていて捨てられない洋服があったら,デジカメで写真を撮ってから捨てるといいよ。
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2006年01月07日

電子化の話(その3)

基本は「スキャン」である。

紙媒体以外のメディア(写真や音声や映像など)については,いずれ詳しく書きたいが,紙ベースの情報はとにかくスキャナで読み取って捨ててしまうに限る。

現在私が愛用しているのは,FUJITSU (PFU) の ScanSnap というスキャナである。その筋では有名な機種であり,仕事場と自宅に1台ずつ置いてある。A4サイズまでの単片の書類をフィーダからガンガン読んでくれる秀逸な機種で,読み取ったデータはJPEGまたはPDFで出力してくれる。余計な機能がほとんど付いていないのもよい。

このスキャナを,常に使える場所に使える状態で置いておく。スキャンするためにスキャナをどこかから持ってきてケーブルを繋いで,という風にしておくとまずダメである。いつでも思い立ったときに書類を差し込んでボタンを押せばスキャンしてくれる,という環境が重要である。

何らかの書類が手元に届いたとする。一切不要ならゴミ箱に直行である。紙のまま保存しておかなければならない書類ならば,やむなくそのままファイルや引き出しに保管する。実際には,紙のまま保存しておかなければならない書類というのはそう多くはない。印鑑が重要な契約書の類くらいである。不要でもなく紙として必要でもない書類が,スキャンの対象となる。

私の場合,スキャンした書類を再び「印刷して」使うことは皆無に等しいので,解像度はコンピュータの画面で見るに耐える程度にしている。解像度を高くすると,ファイルサイズが大きくなるだけであまりいいことはない。ファイル形式は,何らかの単位で数ページ分をまとめてPDF形式にする。ひと目で内容が分かるファイル名を付ける。ファイル名の冒頭には,書類が作られた,あるいはスキャンした年月日を6桁の数字で付けておく。もっと細かいタグ情報(書類の内容に関する詳しい情報)を付けておけばより便利な検索ができるのだろうが,そういうことは個人レベルで完全にできるはずがないのでやらない。

ちゃんと「読めるように」スキャンされていることを確認し,原本の紙媒体はゴミ箱に捨てる。個人情報が記載されている書類はシュレッダへ。そういう作業をするたびに,これでいま捨てたこの書類がCD-ROM上の何ミリくらいの幅に収まったのだ,と思うことにすると,とっても気分がよい。

ちなみに,スキャンした画像を再度印刷したり,OCR(文字認識)にかけたり,という用途を考えると,途端に作業は難しくなる。解像度を上げ,水平を揃え,余白を削除して,ゴミを消して,などとやっていると,時間ばかりかかってやる気をなくす。「画面で読めるだけでよい」と思えば,そういう複雑な作業は不要である。もちろん,元データがそのまま電子的に(ワープロソフトの出力ファイルなどの形式で)入手できれば,そうするに越したことはないのであるから,画像としてスキャンするのは,元データが紙で手元に届いた場合に対してである。もともと紙の上にあった情報に対して,余分なタグ情報を付与する必要などないのである。
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電子化の話(その2)

ところで,電子化を推進しているのは何も私だけではなくて,世の中すべてそうである。私が関係しているたいていの学会では,過去の出版物(学会誌や論文誌)をすべて電子化するという事業が進行中あるいはすでに完了しているし,国際会議で予稿集がCD-ROMあるいはDVD-ROMで配られるのはもはや常識である。そういう風にまとめられている,あるいは配布されるCD-ROMの類は,ひょっとしたら二度と見ないかもしれないようなものでも極力入手しておくのがよい。紙媒体で同じことをやろうとすると,広大な保管スペースを要求されるが,CD-ROMならば僅か直径12センチである。

さて,学会の世界はあまり一般的でないので,もっと一般的な話から始めよう。家電製品などの「マニュアル」である。何でもよいが,たとえばパソコン,ビデオデッキ,デジタルカメラ,携帯電話,エアコン,冷蔵庫,自家用車などを買うと,けっこうな厚さのマニュアルが付いてくる。さすがに最近は以前のように「マニュアルセット」という箱が添付されることは少なくなったが,それでも厚さ1センチ近いマニュアルの付いてくる製品は多い。

マニュアルというのは,製品を購入した直後にパラパラと(性格によっては丁寧に)読んだ後は,滅多に開くことがないのだが,だからといってすぐに捨ててしまえるものでもない。いつか特殊な機能について知りたいかもしれないし,動かなくなったときに対処法を調べなければならないから,大事に保管しておくのが普通だろう。厚みのあるマニュアルは,本のようなので,つい本棚に並べてしまう。そうしていつの間にか幅30センチほどもマニュアルが並んでいるコーナーができる。これはスペースの無駄だし,見栄えも決して綺麗ではない。

よくしたもので,最近は非常に多くのメーカで,PDF化されたマニュアルをWebに載せてくれてある。製品に同梱されているものとまったく同じマニュアルのPDFファイルが,Webページ上を探すと見つかることがけっこうある。私が愛用している製品の多いS社やI社などの場合は,現在発売されている製品のマニュアルはすべてWebに載っている。マニュアルに限らず,製品カタログやパンフレットでさえ,紙媒体と同じ内容のPDFが公開されているのである。

本の場合は,たとえ二度と読まないにしても,「物体としての書物」を持っている意義もあるので(実は,こういう「物に対する情」が,電子化を難しくする理由の1つであるのだが,そういう話はまたいずれ),簡単に捨ててしまえないのだが,所詮は質素な装丁のマニュアル,同じものが電子ファイルで入手できるならば,購入直後にパラパラと見た後は,PDFファイルをダウンロードして保存した上で捨ててしまって何ら困らない。(いつでもネットワークに繋がるのなら,ダウンロードする必要もないかもしれない。私は性格的に「常に手元に置いておきたい」ので,現状ではローカルのハードディスクに保管している。)

メーカによっては,こういうことに優れたセンスの社員がいるのか,現在発売している製品に限らず,過去の(すでに生産完了した)製品のマニュアルも,PDFでWebに載せているところがある。私の手元には,そうして集めたPDFマニュアルがすでにCD-ROM2枚分ほどある(実際はCDにはしていないが)。これをすべて紙で保管していたら,幅1メートルくらいになるに違いないので,この「電子化効果」は抜群である。でしょ?
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2006年01月06日

電子化の話(その1)

今年の常設テーマは「電子化」にしよう。

ここ数年,いや数十年,情報の電子化ということに人並みならぬ関心がある。最近,某学会の電子化担当委員に指名されたのも,私がそういう空気を発していると感じられたからにちがいない。

たとえばである。あなたの机の上に山積みになっている雑多な書類を,すべてPDFファイルにしてしまえば,おそらくCD-ROM 1枚程度に充分収まるだろう。たとえ手書きの文書でも,スキャナで画像化してしまえば電子化は簡単にできる。いまやコンピュータの記憶容量は,よほど高画質な動画像を大量に保存でもしない限り,我々の需要に対しては無限大に近いから,「置き場所」の心配をする必要はないに等しい。

もちろん,ひとたび電子化してしまえば,紙などの媒体を廃棄するのに比べていとも簡単に抹消できる(誤って抹消し得る)ので,大量の電子化データを安全に保存・管理するにはどうすればよいか,という問題が発生するが,それは別途並行して考えることにして,とりあえずは実体として保存する必要のない情報は電子化するに限る。

そういう思想で,ここ数年,紙媒体の情報すなわち雑多な書類を極力こまめに電子化するよう心がけてきた。本当は,1か月くらいそれだけに費やせる時間が作れれば,自分の周囲に積もった過去のすべての情報を完璧に電子化できるのだろうが,残念ながらそういう時間はまだない。というか永遠にないだろう。それは夢のまた夢として,現実的に可能な範囲で徐々に進めているのに過ぎないのだが,それでも数年も続ければばかなりの情報が電子化できるものである。

完全な電子化はまだ成し遂げていないが(永久に成し遂げることはないだろうが),最近になってようやく,過去数年の「電子化効果」が目に見えるようになりつつある。以前は,仕事場の机の上には少なからず書類の「山」があったのが,このところほとんど「山」を作らずに済むようになった。それに伴って,必要な書類を「探す」時間が大幅に減った。それだけのことで,仕事の効率がかなり上がったと言っても過言ではない。

僅かの努力で仕事の効率が大幅に上がるのならば,そのための諸々の秘策を多くの人に伝授したくなるのは当然かもしれぬが,マニュアル化しようとしても「ノウハウ」の固まりに過ぎないのでひと言で説明できるものでもない。そういうわけで,私が実践している様々な「電子化」技術やその周辺の技術(たとえば電子化したファイルの管理方法だとかバックアップ方法だとか)を少しずつ披露してみようと思う。1年くらいやれば,「情報電子化の基礎技術」が出版できるにちがいない。
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